テクノロジー
【RPA】ロボットと仲良くなる方法3選。
１．はじめに
本記事はマイナビ社内でRPAの活用を進める部署で1年間働いてみて思ったあれこれを社会人2年目が書いたものになっています！
そもそもRPAとは！
記事のタイトルにも付いている「RPA」という言葉ですが、そもそもRPAとは"Robotic Process Automation"の略となります。
それぞれの単語を訳したらそのままなのですが、"ロボットによる業務の自動化"になります。
基本的に業務改善の際に組み込まれますが、定型業務を肩代わりすること(マニュアル通りの動き)が最も得意になります。
タイトルから「マイナビってロボットいじるんだ…？」って思った方、申し訳ございません…。
一般的にイメージされるドラ〇もんやガン〇ム、ペッ〇ー君のようなものではなく、ソフトウェア上のロボットのことをここでは指しております…！
２．ロボット君と仲良くなるためには(RPA開発/導入の流れ)
そんなRPAを使って多くの企業は業務の自動化をしています。
マイナビも例に漏れず、RPAを使った業務の自動化を行っているのでどのようにRPA活用しているか、
もとい、
どうやってロボットと仲良くしているかを紹介していきます！
①ロボット君を知る。～RPAの詳細～
仲良くなるためにはもう少しロボット君のことを知らないといけないなと考えております。
まずはRPAの特徴を深堀していきます！
RPAの特徴
- 単純作業/反復作業が得意
◦その作業自体は単調なものの、1回の作業に時間がかかってしまうのだったり、逆に1回の作業自体は簡単なものの、頻度が異常に多いものを肩代わりすることが多い。 - 条件が一定でないもの、何かを生み出すことは苦手
◦都度条件が変わってしまうものや文章生成等の融通を利かす必要のある工程は苦手としている。
→マニュアルがあるような定型業務を任せていくのが一番有効的な使い方だと思われます！
併せて導入によるメリット/デメリットも触れさせていただきます！
導入するメリット
- RPAが稼働している間、他の作業への余力が生まれる
- 人為的ミスの削減が期待できる
- 人材不足や勤務時間外での対応ができる
→活用次第では時間や金額等が大幅にコストカットできます！
導入するデメリット
- 通常のプログラミング言語に比べ開発担当や保守担当がまだ多くない
- RPAツールも有償のものが多く、基本的に高めである
→初期導入の敷居がどうしても高めなハードルになってしまいがちな印象です…。
➁業務を丁寧に教えてより細かな指示を行う。～要件定義と開発～
続いてロボット君は最初何も知らないので丁寧に業務を教えていく必要があります…！
そのためここでは要件定義、もとい業務の洗い出しとそれに基づくRPAの開発についてお話しします！
RPAに限らず業務改善の肝は
- 業務の背景(目的や経緯や関係人数等)理解
→そもそもRPAや他の業務改善ツールを本当に使う必要があるかの見極めに差が出ることになると思います…！ - 属人化していない業務フローの洗い出し
→細かく整理することでRPAや他の業務改善ツールを導入しやすくなる上に、それを機に引き継ぎが行いやすくなるという利点があります！ - 効果の有無よりも小さい改善から
→改善は少しずつ行っていくようにしていくと良いとされています！
の3点が挙げられると思います。
特に3点目は導入時に特に意識するべきことだと考えています。
この意識で、目先の大きい改善目標に対し効果を過期待することがなくなり、加えて現場も徐々に慣れることで別の改善案が産まれるかもしれないからです。
業務の背景はおおよそ現場にあり、現場で新たに気付き、そして解決できることが一番早く大きく効果があります。
また開発時に注意する点として、
特徴にも挙げていた通りロボット君は指示した内容を従順にこなすため、型や条件の定義を特に意識する必要があり、この工程ではある程度のプログラミング知識やアルゴリズム組立の経験が必要になると思われます。
➂向いている仕事を振って適度に様子を見る～運用と保守～
ここでは②で開発したRPAの運用とその保守についてお話しします！
ロボット君に仕事を任せるときの注意点や、任せた後のケアにあたりますね。
ここまで来たらこれといって難しいことを考えずに運用していけそうです。
ただ、実際は現場でRPAを扱う際はいくつか注意するべき項目があります。
以下、RPAに関わらず業務改善ツール導入時の現場での適切な運用フローの項目を挙げてみました。
- 承認や購入等の決済が発生するところは人が担当する
- トラブルが起きた時の対応方法を周知、もしくはマニュアル化しておく
- 定期的な効果測定を行う
特に3点目の「定期的な効果測定を行う」に関しては、費用対効果が分かるだけではなく、良い効果が出た理由が明確になれば他のものにも転用ができますし、
その逆で悪い効果が出た理由も整理できれば業務改善の目的としては十分に効果を発揮することになると思われます。
(もちろんうまくいかなかった箇所は保守してさらに改善していきます)
"効果測定をしなくとも効果はあるが、効果測定をすることでより効果がでる"といった認識で構わないと思います。
また1点目の内容にも触れますが、
ロボット君は責任取ることができないため実行時の責任者の所在は明確にしておくべき、予期せぬ動きになってしまうため適切な権限を持たせるべき…等細かく触れれば運用フローで検討することは多くなります。
…といったように、
諸々の手順を踏めばロボット君と仲良く出来るのかな、と考えております！
3.RPA導入事例紹介
以上のようにロボット君と仲良くすると、色々なところで活躍をしてくれます！
ここでは一般的な事例やマイナビでの事例を紹介させていただきます！
一般的なRPA
人事部での給与計算
概要
従業員の勤怠状況を紙ベースで行っていて、労働時間やボーナスの計算に手こずってしまっていた…。
結果
- 勤怠状況の読み込みをロボットに任せ、計算まで自動化させました。
- それにより時間と人件費のコスト削減やミスの減少に繋がり、人事部の業務効率化に貢献できました！
通販サイトの在庫数の更新作業の自動化
概要
通販サイトでの在庫数の更新作業及び、受注入力までを手作業で行っていてかなりの時間を要していました…。
結果
- 手作業では1日1回しか行うことのできなかった作業をロボットに任せ、1時間置きに更新するように自動化させました。
- 作業者の負担軽減に加え、更新頻度の向上により売上向上にも繋がりました！
マイナビのRPA
アンケート回答を自動でPDF化・格納 作業・確認にかかる時間を削減
概要
人材紹介サービス（医療福祉領域）において、クライアント様からのアンケート回答をPDF化し、その後に営業で扱うシステムへ格納という一連の処理を手動で行っていました…。
結果
- データのPDF化とシステムへの格納を自動で行うようにロボットに任せました。
- 自動化することによって担当者は別の作業を行えるようになり、また時間でみると1回あたりの当作業時間が 5.0時間 → 0.5時間 も削減できました！
4.RPA界隈の流れとマイナビでの取り組み
ここまでロボット君と仲良くなる、という名目で進めて参りましたが最後に今後のRPAの活用や界隈の流れについて触れていきたいと思います。
ハイパーオートメーションな流れ
RPAは人と同じ画面操作(UIベース)も得意だったりするのですが、それだけだとシステム間のデータの受け渡し等がスムーズにできません。
そのため、システム側にAPIを設け、そのAPIやiPaaS製品を絡めた自動化をして"ハイパーオートメーションにしていく"流れが最近はあります！
ハイパーオートメーションとは、RPAよりも自動化する業務の幅がもっと広いような…いわば最上級の自動化のようなものになります…！
生成AI、OCR技術との連携な流れ
RPAの特徴でも触れていた通り、RPA自体は指定した動きはちゃんと行ってくれます。
しかし、チャットボットのようなやり取りや予想外のエラーに対してはうまく対応できず止まってしまうことがしばしば起こります。
しかし、最近では生成AIの技術やOCR技術の進化が目まぐるしく、これらと組み合わせることでこれまではできていなかったマニュアル外の動きも自由に行ってくれそう…！と期待されていたりします！
市民開発な流れ
RPA導入時のデメリットを払拭するような流れも最近はあります！
題目の"市民開発"というのは言わば自炊のようなものでして…、詳しくいうと自動化を求めてる方が自分自身でどんどん自動化していくことです。
現状のRPA開発はある程度プログラミングの知識やITスキルが必要になる場合が多い(まるで調理を専門としているシェフが料理を出すような)ですが、様々なサービスやライセンス形態がリリースされている影響で初期導入の敷居は下がっている傾向があると思われます！
おわりに
ここまでマイナビでは「RPAを使って主に業務自動化している」ような書き方をしてしまいましたが、他にもPythonやGAS,BIツールの活用も行い日々の業務の改善を行っています。
併せて僕が所属している部署でのRPA以外の自動化例も以下紹介させていただきます。
※本記事は2023年12月時点の内容です。
