Power Automateコミュニティを設置して初めてのハンズオンを実施しました！

はじめに

2023年5月に、デジタルテクノロジー戦略本部（以下：デジ戦）のメンバーが中心となり、IT職以外の方々向けにPower Automateのハンズオンを実施した取り組みを紹介する記事です。
なお、Power Automateとは、Microsoftが提供するPower Platformの中にあるRPA（自動化）ツールです。
ノーコード/ローコード プラットフォームを使って自動化プロセスを作成することができます。
Microsoft365に準ずるツールですので、現在のマイナビの契約上、ExcelやPowerPointのように全社員が利用できます。

コミュニティ設置の背景

2022年9月、EX推進課が参加しているDX推進プロジェクトにおいて、全社員を対象に「DX推進プロジェクトに関する認知度調査（以下：アンケート）」を実施しました。
アンケートの回答結果からは「業務の効率化や省力化が進むこと」と「Power Automateの使用方法や困りごと解決のための講座を開催してほしい」という意見が寄せられました。
これらの結果を踏まえ、EX推進課ではPower Automateコミュニティを設置しました。

ハンズオン開催の背景

コミュニティを運営していく上で、実際に操作方法を教えてほしいというご意見が複数ございました。
勉強会という形式も検討しましたが、参加者がリアルタイムで画面を見ながら操作方法を学ぶことができ、理解しやすい「ハンズオン」の形式を選択しました。
「ハンズオン」では、参加者がリアルタイムで画面を見ながら操作方法を学ぶことができ、理解度の向上に効果的です。
一緒に手を動かすことで、参加者がすぐに理解を深めることを目指しました。

Power Automateコミュニティとは？

Power Automateコミュニティとは、全社員がPower Automateを利用した際に生まれた疑問を質問や回答によって解決するためのコミュニティになります。
Power Automateは、IT職以外の方々でも活用されていて、現場の業務効率化にも寄与するツールです。ただし、これまではデジ戦にサポート機能がありませんでした。
そこで、IT職以外の業務部門が自分たち自身で業務を効率化し、Power Automateに関する疑問を解決できる場所が必要という考えから、2023年3月にPower Automateコミュニティを設置しました。

目指すもの

Power Automateコミュニティ設置の前に、以下の目標を掲げました。

ROADMAP

ROADMAPも定めています。

実施した内容

ハンズオンの開催メンバーは、司会1名、講師1名、サポートチーム3名で実施しました。

当日のアジェンダ

PowerAutomateの説明（5分）
実際に作ってみよう！（20分）
Q＆A（5分※ただしQA機能にて、随時回答可能）

ハンズオンの開催結果

5月：第1回/Teamsチャットのリマインド機能作成/161名
6月：第2回/Gmailに受信されるメールをTeamsに通知する/87名
7月：第3回/Microsoft Formsの回答をTeamsに投稿する方法/29名

アンケート結果を一部抜粋

注目すべきポイント

スピード感

2023年3月にPower Automateコミュニティが発足し、活用事例の投稿を中心に利用促進を行なっていました。
しかし、IT職以外の方々から「活用事例を見てもイメージが付かない」という意見があり、
4月26日にハンズオン開催の検討をしました。
検討から1か月後の5月25日には初開催。初ハンズオンで不安材料が多い中、スピード感もって対応しました。

チャレンジ精神

Power Automateに限らず、全社員向けに行なったハンズオンは初めてのため、他社様の事例などを参考にしながら、マイナビではどのようにしたら上手くいくのか考えました。
一方的な説明会ではなく、ハンズオンで参加者と一緒にフローを作成することによって、口頭で説明するよりも参加者の理解度を深めることができたと思います。

チームワーク

普段は別々の課に所属する5人でハンズオンを実施しました。
部署を横断したコミュニケーションを取りながらハンズオンを成功させるぞ！という意気込みがハンズオン成功の要因だと考えます。

あとがき

Power Automateのハンズオンは初めての取り組みでした。
また、IT職以外に向けたハンズオンの開催も初めてのため、とてもチャレンジングな行動でした。
今後も継続的にハンズオンを開催していきます。

IT職以外の方々がローコードで開発する機会が増えることによって、マイナビのDXが進むことを信じて、Power Automateコミュニティの運営を行いたいと思います。
Power Automateだけではなく、Microsoft社が提供するローコードツールのPower Appsを活用したアプリ開発も視野に入れて、これから取り組んでいきます。

※本記事は2023年08月時点の内容です。